Consejos para negocios al contratar a un nuevo empleado
Hay una cantidad de implicaciones fiscales que se deben tener en cuenta cuando está en el proceso de contratar a un empleado. A continuación se encuentra una lista de verificación que puede ayudar a un empleador a seguir los pasos necesarios necesarios para contratar empleados.
1. Determine si la persona contratada es un empleado o contratista independiente
En general, un trabajador se considera un empleado si el empleador tiene el derecho legal de controlar la manera y los medios para realizar el trabajo. Algunos factores que se consideran al decidir si un trabajador es un empleado son el control del comportamiento, el control financiero y la relación de las partes, si el empleador generalmente tiene el control de estos factores, entonces es muy probable que el trabajador sea un empleado.
2. Obtener un número de identificación de empleador federal
El número de identificación del empleador federal es el equivalente corporativo a un número de Seguro Social y se emite a cualquier persona que deba pagar los impuestos de retención de los empleados. Esto se puede obtener del IRS.
3. Obtener un Número de Identificación del Contribuyente de Minnesota
Se debe obtener un número de identificación de contribuyente de Minnesota antes de que una empresa pueda comenzar a retener los impuestos estatales. Si la empresa no se registró para obtener un número de identificación fiscal antes de retener los impuestos de Minnesota, puede sufrir una multa de $100. El número de identificación del contribuyente de Minnesota se puede obtener del Departamento de Ingresos de Minnesota. Para visitar nuevos negocios, www.revenue.state.mn.us y una identificación fiscal de Minnesota pueden estar disponibles de inmediato.
4. Obtener un seguro de compensación para trabajadores
El seguro de compensación para los trabajadores es obligatorio para todos los empleadores si tienen empleados, a menos que se aplique una excepción. Los empleadores se ponen en contacto con un agente de seguros de negocios comerciales o una aseguradora para obtener una póliza de seguro de compensación para trabajadores que cubra a los empleados.
5. Procure el número de cuenta del empleador del seguro de desempleo de Minnesota
El impuesto sobre el seguro del desempleo proporciona beneficios a los trabajadores que se quedan sin empleo por causas ajenas a su voluntad. Puede obtener un número de cuenta del empleador del seguro de desempleo en línea en https://www.uimn.org/applicants/
6. Asegurar el cumplimiento de la Ley de Inmigración.
Los empleadores deben completar el formulario I-9 para documentar la verificación de la identidad y la autorización de empleo de cada nuevo empleado (ciudadano o no ciudadano) contratado después del 6 de noviembre de 1986 para trabajar en los Estados Unidos. Los empleadores son responsables de completar y retener el formulario I-9 y el empleador debe retener el formulario I-9 durante los tres años posteriores a la fecha de contratación o un año después de la terminación del empleo de la persona, la que sea posterior.
7. Obtenga información de retención de empleados (Formularios W-4, W-4MN)
Los empleadores deben obtener y completar copias de los formularios federales W-4 o el formulario W-4MN del estado. Estos formularios verifican que el empleador está reteniendo impuestos federales y estatales sobre la renta en caso de que el IRS requiere confirmación. Un empleador debe enviar copias del formulario W-4MN al Departamento de Ingresos de Minnesota si:
• Un empleado reclama más de 10 subsidios de retención de Minnesota, o
• Las reclamaciones están exentas de la retención de Minnesota y el empleador espera razonablemente que el salario del empleado supere los $200 por semana, o
• El empleado reclama menos asignaciones de Minnesota que asignaciones federales, o
• El empleado solicita una retención adicional del impuesto a la renta de Minnesota que se deducirá en cada período de pago.
Los formularios W-4 y W-4MN siguen siendo válidos hasta y a menos que el empleado complete formularios nuevos.
8. Cuenta para la participación del empleador en los impuestos de nómina
Los impuestos sobre la nómina incluyen la participación del empleador en el impuesto del Seguro Social y Medicare, el impuesto federal de desempleo y el impuesto de desempleo del estado de Minnesota. Estos impuestos se deben depositar y pagar al IRS, y al Departamento de Empleo y Desarrollo Económico de Minnesota.
9. Depósito del Impuesto Federal de Desempleo
Los depósitos del impuesto federal de desempleo se realizan en el Departamento del Tesoro de los EE. UU. Utilizando el Sistema electrónico de pago de impuestos federales. Por lo general, el impuesto federal sobre la renta y el FICA se deben depositar mensualmente o cada dos semanas, por otro lado, los depósitos federales del impuesto al desempleo se realizan trimestralmente, a menos que el monto del impuesto al desempleo sea de $500 o menos.
10. Depósito retenido impuesto sobre la renta de Minnesota
Los depósitos de impuestos del estado de Minnesota se pueden hacer electrónicamente, por teléfono de marcación por tono o por correo en el formulario MW – 5.
11. Presente la declaración de retención trimestral federal o archive anualmente los impuestos de empleo
El Formulario 941 del IRS se puede usar para la declaración de los impuestos federal trimestral de un empleador, sin embargo, si el impuesto a la renta estimado de empleo de un empleador es de $1000 o menos para el año contributivo, entonces son elegibles para presentar un Formulario 944 anual.
12. Presente Retorno Trimestral de Minnesota
En consecuencia, la declaración debe ser presentada por el empleador, incluso si el empleador no pagó salarios sujetos a retención, no retuvo impuestos o no tuvo empleados durante el trimestre. Estas declaraciones deben presentarse electrónicamente ante el Departamento de Ingresos de el estado de Minnesota.
13. Presentación de detalle de salarios de seguro de desempleo de Minnesota
El Departamento de Empleo y Desarrollo Económico del estado de Minnesota requiere que todos los informes detallados de los salarios se presenten electrónicamente trimestralmente.
14. Presentar declaración de impuestos de desempleo federal
El formulario 940 del IRS, que es la declaración de impuestos federal anual por desempleo del empleador, debe presentarse anualmente antes del 31 de enero de cada año.
15. Proporcionar el formulario W-2 a los empleados
Al final de cada año, el empleador debe completar un formulario W-2 para informar las propinas de salarios y la compensación pagada a un empleado. Se debe entregar una copia de este formulario al empleado antes del 31 de enero. Se debe enviar una copia a la Administración del Seguro Social antes del 28 de febrero de cada año. Se pueden presentar hasta 20 W-2 al mismo tiempo en el sitio web de la administración del Seguro Social.