¿Qué registros deben mantener los empleadores en el archivo de personal del empleado?
Los empleadores a menudo me preguntan qué correos electrónicos, documentos e información deben mantenerse en los registros de recursos humanos de un empleado. Esto es importante porque los empleados tienen derecho a ver la información en sus registros de personal, pero no tienen derecho a otra información que el empleador tenga sobre el empleado.
A continuación, explico lo que se requiere en el archivo de personal de un empleado, la información que los empleadores pueden excluir de los archivos de personal (evitando que un empleado la vea) y el proceso legal para que los empleados o ex empleados obtengan sus propios registros de personal.
A. INFORMACIÓN REQUERIDA EN EL ARCHIVO DE PERSONAL DEL EMPLEADO
Los Estatutos de Minnesota explican exactamente lo que los empleadores deben mantener en el archivo de personal para cada empleado:
• cualquier solicitud de empleo;
• historial de sueldos o salarios;
• avisos de recomendación, advertencia, disciplina o terminación;
• autorización para una deducción o retención de pago;
• información adicional sobre beneficios;
• dejar registros; y
• historial de empleo con el empleador, incluido el historial de salarios y compensaciones, títulos de trabajo, fechas de promociones, transferencias y otros cambios, registros de asistencia, evaluaciones de desempeño y registros de jubilación.
Vea los Estatutos de Minnesota, sección 181.960 (primer párrafo del subdiv. 4).
B. Información no requerida en los archivos de personal
Como práctica recomendada, los empleadores generalmente no deben guardar otra información en el archivo de personal de un empleado.
Según la ley de Minnesota, lo siguiente específicamente no necesita estar en el archivo personal de un empleado:
(1) referencias escritas respecto del empleado, incluidas cartas de referencia proporcionadas a un empleador por otra persona;
(2) información relacionada con la investigación de una violación de un estatuto penal o civil por parte de un empleado o una investigación de la conducta del empleado por la cual el empleador puede ser responsable, a menos y hasta:
(i) la investigación se completa y, en casos de una presunta violación penal, el empleador ha recibido un aviso del fiscal de que no se tomarán medidas o que se han agotado todos los procedimientos penales y las apelaciones; y
(ii) el empleador toma medidas adversas del personal basadas en la información contenida en los registros de investigación
(3) registros educativos, de conformidad con la sección 513 (a) del título 5 de la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia de 1974, Código de los Estados Unidos, título 20, sección 1232g, que son mantenidos por una institución educativa y directamente relacionados con un estudiante ;
(4) resultados de las pruebas del empleador, excepto que el empleado puede ver un puntaje total acumulado de la prueba para una sección de la prueba o para la prueba completa;
(5) información relacionada con el sistema de salarios del empleador y la planificación del personal, incluidos comentarios, juicios, recomendaciones o calificaciones sobre expansión, reducción de personal, reorganización, reestructuración laboral, planes de compensación futuros, planes de promoción y asignaciones de trabajo;
(6) comentarios escritos o datos de carácter personal sobre una persona que no sea el empleado, si la divulgación de la información constituye una intrusión en la privacidad de la otra persona;
(7) comentarios o datos escritos guardados por el supervisor del empleado o un empleado ejecutivo, administrativo o profesional, siempre que los comentarios o datos escritos se mantengan en exclusiva posesión del autor del registro;
(8) información privilegiada o información que no se puede descubrir en una compensación laboral, arbitraje de quejas, procedimientos administrativos, judiciales o cuasi judiciales;
(9) cualquier parte de una declaración escrita o transcrita por un compañero de trabajo del empleado que se refiere al desempeño del trabajo o la mala conducta del empleado relacionada con el trabajo que revele la identidad del compañero de trabajo por nombre, inferencia o de otra manera; y
(10) informes y registros médicos, incluidos informes y registros que están disponibles para el empleado de un proveedor de servicios de atención médica de conformidad con las secciones 144.291 a 144.298.
Vea los Estatutos de Minnesota, sección 181.960 (subdiv. 4).
C. Derechos de los empleados a los registros de recursos humanos
La ley de Minnesota le da a los empleados el derecho de obtener información en su archivo personal:
Subdivisión 1. Derecho de revisión; frecuencia.
Previa solicitud por escrito de un empleado, el empleador deberá brindarle al empleado la oportunidad de revisar el registro de personal del empleado. No se requiere que un empleador brinde a un empleado la oportunidad de revisar el registro de personal del empleado si el empleado ha revisado el registro de personal durante los seis meses anteriores; excepto que, después de la separación del empleo, un empleado puede revisar el registro de personal del empleado una vez al año después de la separación durante el tiempo que se mantenga el registro de personal.
Subdivisión. 2. tiempo; ubicación; condición; Copiar.
(a) El empleador deberá cumplir con una solicitud por escrito de conformidad con la subdivisión 1 a más tardar siete días hábiles después de recibir la solicitud si el registro de personal se encuentra en este estado, o no más tarde de 14 días hábiles después de recibir la solicitud si el El registro de personal se encuentra fuera de este estado.
(b) Con respecto a los empleados actuales, el registro de personal o una copia precisa debe estar disponible para su revisión por el empleado durante las horas normales de operación del empleador en el lugar de trabajo del empleado u otra ubicación razonablemente cercana, pero no es necesario que esté disponible durante las horas de trabajo del empleado. El empleador puede exigir que la revisión se realice en presencia del empleador o la persona designada por el empleador. Después de la revisión y previa solicitud por escrito del empleado, el empleador deberá proporcionar una copia del registro al empleado.
Vea los Estatutos de Minnesota, sección 181.966.
D. Derechos del ex empleado a los registros de recursos humanos
La ley de Minnesota también otorga a los ex empleados el derecho de obtener información en su archivo personal:
(c) Con respecto a los empleados que están separados del empleo, previa solicitud por escrito del empleado, el empleador deberá proporcionar una copia del registro de personal al empleado. Proporcionar una copia del registro de personal del empleado al empleado satisface la responsabilidad del empleador de permitir la revisión como se indica en la subdivisión 1.
Vea los Estatutos de Minnesota, sección 181.966 (subdiv. 2).
Sobre el Autor
Esto fue escrito por Aaron Hall.
Este artículo fue escrito en inglés por el abogado Aaron Hall, quien concedió a Ceiba Fôrte Law Firm® licencia perpetua para el uso de este y otros artículos semejantes. El abogado Hall no trabaja ni representa a Ceiba Fôrte. Puede aprender más sobre el abogado Hall aquí: https://aaronhall.com