Cómo abrir y operar legalmente tu negocio
No importa si tu negocio es un restaurante, food truck, panadería, repostería o compañía de limpieza, o que te dediques a la construcción (contractor), a la mecánica automotriz, o pintando casas y edificios. Necesitas operar tu negocio legalmente en Minnesota. Si no lo haces, te puedes meter en graves problemas con la ley. Aquí leerás cuáles son los primeros pasos para legalizar tu negocio actual o abrir el que tienes en mente. Recuerda que cada regla tiene su excepción, por lo que deberás de investigar bien y hablar con un abogado antes de decidir qué hacer. No basta hablar con un notario, agente de seguros (aseguranza), o contador — debes hablar con un abogado.
Escogiendo el tipo de compañía
Puedes empezar la mayoría de negocios solo al a trabajar. Pero puedes obtener mayor protección y beneficios al constituir tu negocio por escrito y registrarlo ante el estado de Minnesota. Los negocios pueden ser constituidos en diferentes formas, tal como una corporación, comerciante social, o comerciante individual. Los abogados le llaman a estos “entidades”. La mayoría de negocios hoy en día se constituyen como una LLC (significa Limited Liability Company) ante el Secretario de Estado de Minnesota. Ya que esta es la entidad más común y más fácil de operar, es la que vamos a discutir en este artículo.
Los beneficios de la LLC son muy buenos. Puede existir una LLC de un solo socio. Si está constituida correctamente y sigue todas las reglas, la LLC provee a todos los socios registrados del negocio con protección de sus bienes personales. Pero es necesario no mezclar lo personal con lo comercial. O sea, si el negocio llega a deberle dinero a un acreedor, los bienes y cuentas personales de los miembros registrados del negocio no serán tocados. Solamente los bienes y cuentas del negocio serían afectadas. Hay excepciones a esta regla.
Puedes llamar a la LLC casi cualquier cosa, siempre que esté dentro de lo permitido por la ley y que nadie más esté usando ese nombre. También puedes usar un diferente nombre comercial para tu negocio. Por ejemplo, tu entidad legalmente se puede llamar Pine Crest, LLC, pero tu nombre comercial para el público puede ser Ramirez Construction. No necesariamente tienen que ser el mismo nombre, pero pueden serlo.
Plan de negocios y acuerdo de miembros
No es necesario en Minnesota tener un plan de negocios o un acuerdo de miembros (acuerdo operativo). Sin embargo, si deseas obtener un préstamo (loan) o línea de crédito, el prestamista (lender) le va gustar que ya tienes un plan de negocios preparado. De igual modo, si tienes un acuerdo de socios (acuerdo operativo), quedará claro entre todos los miembros del negocio quién tiene cuál responsabilidad y derecho; de esa forma se reducen las confusiones y conflictos entre miembros. Con un plan y acuerdo claro, puedes asegurarte que tu negocio se va desarrollando en orden.
Contaduría/Contabilidad
Hasta los empresarios más inteligentes pueden cometer el serio error de manejar sus negocios informalmente. No llevan cuentas claras y respaldadas, no pagan impuestos completos, y mezclan gastos personales con gastos del negocio. Estas son prácticas muy malas que debes evitar. Es muy recomendado tener un contador o contadora (accountant) que te asesore y maneje los libros de tu negocio. Con un buen contador o contadora podrás descansar confiado que todo está en orden. Si el negocio es muy sencillo, es posible manejar la contabilidad internamente en Excel o Quickbooks, pero debes manejarla seriamente.
Pagar tus impuestos completos y a tiempo va prevenir que en un futuro el IRS o MN Revenue te audite y te sancione por evasión fiscal (a lo poco) o que termines en la cárcel.
Licencias, registros y permisos
Hay negocios que no pueden empezar solo con comenzar a trabajar, ya que el Estado requiere una licencia, registro o permiso. Aventurarse en negocios en los cuales no tienes licencias, registros y permisos es un grave error. El gobierno toma muy en serio este tema porque quiere proteger los derechos del público y de los consumidores. Tener las licencias y permisos para hacer un tipo de trabajo (por muy pequeño o corto que sea) es más que necesario – sin excepciones. Puede que te requieran tomar cursos, charlas y exámenes previo a una licencia o permiso, pero valen la pena ya que podrás evitar penalidades y podrás aceptar mejores trabajos en un futuro.
Si comienzas a trabajar sin licencias y permisos, corres el alto riesgo de una multa, sanción, demanda civil y hasta tiempo en la cárcel en el peor de los casos. Consulta siempre con un abogado o abogada sobre qué tipos de trabajos y rubros necesitan licencias y permisos, y cuáles no.
Seguro/Aseguranza
Todos sabemos que cosas inesperadas siempre pasan. Por veces el trabajo no resulta como esperado y el cliente no está contento. A veces hay un accidente y alguien sale lastimado. Las consecuencias pueden ser devastadoras si no estás preparado. Si un cliente o persona lastimada presenta denuncia o demanda contra tu negocio para compensación, debes estar listo para responder. Aunque una LLC puede proteger tus bienes y cuentas personales, es costoso pagar de las cuentas de tu negocio por daños a terceros o a un cliente no satisfecho. Es por eso que tener un seguro o aseguranza (insurance), o hasta una fianza, es crucial para que tu negocio no sea afectado.
Hay seguros de todo tipo. Dependiendo del tipo de negocio, deberás comprar seguro de desempleo (unemployment insurance) o seguro de compensación de empleado (workers’ compensation insurance). Es recomendado también tener seguro general de responsabilidad.
Empezar un negocio es emocionante y un poco de ayuda de un abogado te asegurará empezar de la forma correcta. Como verás, hay mucho más que discutir sobre estos temas generales para abrir y operar tu negocio en Minnesota. Un abogado que sepa sobre estos temas te puede dar asesoría legal clara sobre tus derechos y deberes.
Para más información, puedes usar los siguientes links:
Departamento de Empleo y Desarrollo Económico (DEED)
Centro para el Desarrollo Económico Latino (LEDC)
Secretario de Estado de Minnesota